Építőipari dokumentum- és munkafolyamat-kezelő rendszert fejleszt a rEVOLUTION a Kameleon platformon

rEVOLUTION: hazai vezető vállalatirányítási megoldásszállító

Az építőiparban tevékenykedő cégek számára hatékonyabb működést biztosító dokumentum- és munkafolyamat-kezelő rendszert fejleszt a rEVOLUTION a 2012 nyarán elkészülő Kameleon platformrendszeren. A platform az Új Széchenyi Terv keretében elnyert 137 millió forint kutatás-fejlesztési támogatással valósul meg. A platformon fejlesztett termékek komplexitásukban és felhasználási területüket tekintve nagyon különbözőek, közös előnyük, hogy biztosítják az állandó és automatikus kontrollt a kritikus munkafolyamatokon.

2012. június 28. – A rEVOLUTION Software az Új Széchenyi terv keretében nyert kutatás-fejlesztési támogatással a piaci igényeket felismerve egy olyan kontrolleszközt biztosító rendszert kívánt megvalósítani, amely nemcsak dokumentumok tárolására és visszakeresésére ad lehetőséget, hanem például automatizáltan feladatokat ad ki és ellenőrzi a határidők betartását. A hamarosan elkészülő Kameleon platform különböző motorikus elemekből,  így például űrlapkezelő, dokumentumkezelő, dokumentumgeneráló vagy munkafolyamat-kezelő motorokból áll. A vállalat a platformon – elsősorban a kis- és középvállalati szektort megcélozva – olyan termékek fejlesztését tervezi, amellyel például az építőiparban tevékenykedő cégek kaphatnak megoldást munkafolyamataik optimalizálására.

„Egyik ilyen tervezett termékünk az építőipari cégek sajátosságainak figyelembevételével kialakított dokumentumkezelő és work-flow rendszer, amely képes az iparágban a sztenderd működés során keletkező nagy mennyiségű dokumentumot több szempont szerint, több szinten tárolni, leíró adatokkal ellátni és kezelni” – mondta el Juhász Zsolt, a rEVOLUTION egyik fő tulajdonosa és üzletfejlesztési igazgatója. „A hagyományos, egy szempont szerint strukturált könyvtárrendszerhez szokott építőipari vállalatoknak lehetőségük nyílik arra, hogy dokumentumaikban – amelyek korábban pl. az előkészítés, pályázati anyagok, végrehajtás, garanciális időszak mappákban kerültek dokumentálásra – tartalmi kereséseket is megvalósítsanak, a tárolt anyagok több szempont alapján történő tipizálásának, címkézési lehetőségének köszönhetően.”

A rendszer a megszokottnál sokkal több lehetőséget biztosít az építőipari cégek számára különösen fontos jogosultság-kezelés, valamint a verziókezelés tekintetében is. Osztályonként, területenként, illetve vezetőkként jogosultság csoportok hozhatóak létre, ami azt a célt szolgálja, hogy az egyes, a rendszerbe csatolt dokumentumok csak azok számára váljanak láthatóvá, illetve szerkeszthetővé, akiket az valóban érint. Szükség szerint egyedi csoportokkal, személyekkel ez a jogosultság bővíthető, illetve a dokumentumok különböző fázisaiban, valamint verzióinál ezek a jogosultságok módosíthatóak.

A változások és verziók kezelése – különösen olyan szerződéseknél, ajánlatoknál, amelyek több kolléga közös munkájának eredményeként jönnek létre – szintén elvárásokat támaszt a dokumentumkezelő rendszerekkel szemben. Normál esetben az egyes változtatások csak a dokumentum nevének verziószámával válnak követhetővé, de előfordulhat az, hogy az azonos verziószámú dokumentumban ketten kezdenek dolgozni. Ezt követően az újabb verziószámú mentés duplikációt eredményez, és nehézzé válik az dokumentumokban történt változtatások nyomon követése, annak meghatározása, hogy ki mivel módosította azt.

„Amellett, hogy teljes körű verziókövetés és változáskezelés érvényesül, a rendszer azt is figyeli, hogy ki „kölcsönözte ki” a legutolsó verziót szerkesztésre, így ez idő alatt más nem tudja az adott dokumentumot szerkesztésre kikölcsönözni, vagy akár saját magának menteni” – fűzte hozzá Juhász Zsolt.

További lehetőség lesz a rendszerben, hogy az egyes szerződések, teljesítési igazolások, stb. – ahol legtöbb esetben csak a dokumentum tárgya, összege és némely vállalkozási feltételek módosulnak – sablonok felhasználásával készíthetőek el. Tipikusan ilyen sablon alapú szerződések az építőipari visszatartások változatai, az építéshelyi szolgáltatások, illetve a bankgarancia feltételek. Az új rendszerben a felhasználók egy beépített Microsoft Word szerkesztőben válogatni tudnak az egyes bekezdéseknél rendelkezésre álló szövegváltozatokból, egyszerűen beilleszthetik a dokumentumkezelő rendszerben megadott leíró adatokat (pl. partner adatai, munkavégzés helye, projekt fázisok összege, stb.) vagy egymásnak (pl. a vállalati jogásznak vagy a végső jóváhagyónak) szóló megjegyzéseket fűzhetnek a dokumentumhoz. Mindez nagyban megkönnyíti és meggyorsítja a munkát, hiszen rengeteg szóbeli egyeztetést lehet megspórolni, biztosítja annak nyomon követhetőségét, hogy ki mit változtatott a dokumentumon, valamint növeli a biztonságot azáltal, hogy csak arra jogosult személy írhat új szövegváltozatot. Mindemellett a leíró adatok változása is automatikusan frissül a még nem véglegesített dokumentumban.

A szerződések, így például egy kivitelezési szerződés, nagyon sok elemből állnak, azok véglegesítéséhez is több személy jóváhagyása szükséges. A rendszer arra is alkalmas lesz, hogy egy elkészült, aláírásra váró szerződést a rendszeren belül több személynek küldjön el végső jóváhagyásra (például a műszaki vezetőnek, a projektvezetőnek, illetve a vállalat ügyvédjének), biztosítva ezzel a hatékony folyamatszabályozást. Ez az igény a számlázás során is jelentkezik. A szerződésekhez gyakran nagy összegű szállítói számlák kötődnek, amelyek befogadásához, illetve kifizetéséhez a rendszer a szükséges, akár több szintű jóváhagyásokon túl automatikusan meg tudja követelni azt is, hogy csatolva legyen az elfogadott teljesítési igazolás. A teljesítési igazoltatás ugyancsak kötelezően vagy opcionálisan végigvihető egy-egy igazoltatási folyamaton, ahol a projektelem készültségi fokának megállapításával együtt elvárt a megfelelő szakemberek (a projektmenedzsertől kezdve a műszaki vezetőkig) jóváhagyása. Az egyes szakemberekre váró feladatokat a rendszer határidővel látja el és az illetőnek vagy felettesének szóló figyelmeztetésekkel gondoskodik arról, hogy elvégzésre kerüljenek.

Fontos megjegyezni, hogy a legtöbb esetben a kivitelezési projektek a pénzügyi központtól akár jelentős távolságban zajlanak, az aláírt teljesítési igazolás azonban a rendszernek köszönhetően mégis azonnal eljuttatható a központba egy vidéki, vagy akár külföldi építési területről is, nagyban meggyorsítva ezzel a számlázást.  Emellett olyan munkafolyamatok is beállíthatóvá válnak, amelyek a projekt lezárását követően figyelik az egyes kivitelezések garanciális időszakait, és azon időszakok lejártára figyelmeztetik a vállalkozást, amely a szükséges bejárásokat így a megfelelő időben teheti meg.

Az építőipar számára készülő termék értékesítése várhatóan 2012. őszén kezdődik meg.

Forrás: Well PR